Uw Organisatie in Contracked

Kijk naar een Screenshot van de Organisatie Module

Binnen Contracked™ kunt u aangeven voor welke organisaties u contractbeheer wilt uitvoeren. Stel dat uw organisatie over meerdere lokaties verspreid is, of meerdere vestigingen in verschillende landen heeft, dan kunt u per lokatie/vestiging contractbeheer inregelen. Gebruikers van Contracked™ worden gekoppeld aan een organisatie en kunnen niet bij de gegevens van andere organisaties. Voor het beheren van uw organisatie-onderdelen selecteert u “Organisatie” in de Beheer tab. U komt dan in het nieuwe scherm met het overzicht van alle organisaties.

Selecteer “Nieuwe entiteit” voor het invoeren van een nieuw organisatie-onderdeel. U komt dan in het nieuwe scherm waarin u een nieuwe organisatie kunt invoeren.

Gebruikers Toevoegen

Kijk naar een Screenshot van het Dashboard

Voor het beheren van gebruikers van Contracked™ selecteert u “gebruikersbeheer” onder “instellingen” in de Beheer tab. Vervolgens krijgt u het overzicht te zien van alle gebruikers. Voor het toevoegen van een nieuwe Contracked™ gebruiker, selecteert u “Nieuwe gebruiker”. U krijgt dan het scherm te zien waarin u de gegevens van de nieuwe gebruiker kunt invoeren.

Contract Typen Aanmaken

Ontdek hoe eenvoudig er verschillende soorten contract worden aangemaakt

Van elk contract kunt u het type/soort  aangeven: bijvoorbeeld inkoop, dienstverlening, service level agreement (SLA), verzekering, etc.. De verschillende type contracten bepaalt u zelf in de module “Contractsoorten”. Voor het toevoegen van een nieuw type contract selecteert u de button “Nieuw type contract”. Vervolgens krijgt u een nieuw scherm waarin u het nieuwe type contract kunt invoeren.

Automatische Nummering

Gebruik automatische volgnummers of uw eigen nummering.

Bij het invoeren van een nieuw contract is een unieke identificatie nodig per contract. Dat kan een willekeurige beschrijving en/of getal zijn. Contracked™ biedt de mogelijk deze unieke identificatie te genereren op basis van datum + volgnummer. Dit is de standaard instelling wanneer u met Contracked™ start. U kunt dit wijzigen in de Beheer tab onder de optie “Automatisch Volgnummer voor nieuw Contract”.  Vervolgens komt u in het scherm waarin de instelling wordt weergegeven.

Contract Toevoegen

Kijk hoe eenvoudig een contract dynamisch wordt gemaakt

De gebruiker vult de naam van het contract in, een begin- en einddatum, de opzegtermijn en selecteert de eigenaar van dit contract. De eigenaar krijgt volledige inzicht omtrent alle activiteiten van het contract. Vanaf dit moment wordt het contract bewaakt door Contracked™. Er zijn namelijk automatisch een aantal gegevens aangemaakt die ervoor zorgen dat onder meer de einddatum bewaakt wordt. Op deze manier kan vrij snel een contract worden ingevoerd en beheersbaar worden gemaakt.

Paragrafen beheren

Kijk hoe eenvoudig Contracked u paragrafen laat beheren

Indien u meer onderdelen van een contract wilt bewaken dan de einddatum, dan kunt u hiervoor de objecten Paragraaf en Taak gebruiken. Een paragraaf is een onderdeel van een contract wat beheerd kan of moet worden. Je kunt per contract meerdere paragrafen maken. Zo kunt u bijvoorbeeld verplichtingen in een contract in 1 of meerdere paragrafen opnemen. Vervolgens koppelt u er taken aan die ervoor zorgen dat u de verplichtingen daaruit nakomt.

Voorbeeld: jaarlijkse rapportage software licenties.
In uw contract staat de verplichting dat u de software leverancier 1 keer per jaar een overzicht geeft van het aantal gebruikers van haar software. U maakt een paragraaf aan die deze verplichting omschrijft en u maakt een taak aan voor uzelf of een collega om de licenties 1 keer per jaar te tellen. U zorgt vervolgens voor dat u deze gegevens tijdig aan uw leverancier stuurt.

Dashboard en Rapportage

Het `clickable` Dashboard van Contracked

In de tab Dashboard vindt u een grafisch overzicht van alle soorten contracten die u toebehoren. Door de autorisatie zult u alleen de contracten zien door u van toepassing zullen zijn. Door te klikken op een onderdeel van de pie chart komt u in de onderliggende informatie. Makkelijk en eenvoudig te gebruiken.

Alle invoergegevens zijn te gebruiken voor het maken van een rapportage. Of u nu wilt weten welke contracten binnen de aankomende 2 maanden zullen stoppen of dat u wilt weten welke activiteiten door wie wanneer zal worden uitgevoerd. Met een eenvoudige handeling is deze informatie voorhanden en makkelijk te gebruiken in besprekingen.